Kỹ năng giao tiếp trong công việc bất kì ai cũng cần phải biết

22/03/2018 | 20:58

Kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống là yếu tố vô cùng cần thiết hiện nay. Đặc biệt, trong môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp kỹ năng giao tiếp còn là bí quyết xây dựng mối quan hệ hữu ích, là phương thức thể hiện giá trị bản thân, là chìa khóa vàng mở cánh cửa thành công .

Tuy nhiên, kỹ năng giao tiếp cũng là điểm trừ, điểm hạn chế của nhiều người. Dưới đây là các chiêu giúp bạn nâng cao số điểm trong mắt đồng nghiệp và các sếp:

1.Làm thế nào để bạn nói chuyện hay? Hãy luôn là người nhiệt tình, cởi mở, hòa đồng

Trong công việc, không ai đủ giỏi giang và mạnh mẽ để một mình đi đến đỉnh thành công. Bạn sẽ cần đến sự thấu hiểu và hỗ trợ từ đồng nghiệp, từ các phòng ban để giải quyết những khó khăn, thử thách. Rồi bạn cũng cần có mối quan hệ mật thiết với đối tác, khách hàng, những nhân sự cùng ngành…Bạn sẽ dành đến 1/3 cuộc đời để đi làm, nên những mối quan hệ tốt đẹp ấy sẽ khiến bạn cảm thấy “dễ thở” hơn ở môi trường đầy cạnh tranh, gai góc này. 

Dù nói chuyện trong cuộc họp hay chỉ là chuyện phiếm nơi quán cà phê, bạn cũng cần phải hiểu rõ đối tượng tiếp nhận: họ là ai, ở vào độ tuổi nào, có tính cách đặc trưng là gì, họ thích nghe chuyện gì, họ có mối quan hệ như thế nào với bạn?

Mỗi đối tượng đòi hỏi một cách nói chuyện khác nhau, và bạn nên khéo léo áp dụng. Không nên bỡn cợt, bông đùa quá lố với người lớn tuổi và trái lại, với người nhỏ tuổi hơn hoặc ngang hàng mà nói chuyện khô cứng, nghiêm túc thì sẽ rất nhàm chán.

Bạn cũng cần tập cho mình một vẻ ngoài tự nhiên, từ trang phục đến giọng nói. Nhiều người truyền tải câu chuyện không thuyết phục là vì cách nói của họ không được tự nhiên, gây cảm giác cho người đối diện là họ đang đóng kịch.

Vì vậy, tự bản thân mình tạo không khí vui vẻ, mọi người xung quang cũng trở lên vui vẻ, xóa tan sự ngại ngùng, e dè nhất là khi bạn mới bắt đầu một công việc mới. Một con người tự tin, năng động luôn thu hút được sự yêu quý, quan tâm của mọi người.

Ngoài ra cách nói cũng có sức ảnh hưởng đáng kể: Nói rõ ràng, dễ hiểu. Nội dung lời nói phải phù hợp với trình độ, độ tuổi người nghe. Hoặc cùng một nội dung, nhưng nếu bạn nói với một bác nông dân thì sẽ khác, nói với một cô giáo thì sẽ khác. Hai người có trình độ chênh nhau cùng nói chuyện, nếu không có sự điều chỉnh cách nói thì sẽ rất khó mà truyền đạt cho nhau hiểu.

2. Học cách ghi nhớ tên người đối diện  để tạo sự thân thiện, gần gũi ngay từ ban đầu.

Khi gặp đối tác, khách hàng hay sếp/đồng nghiệp mới, hãy nhanh chóng nhớ tên của họ.Ví dụ, thay vì nói một cách chung chung “Rất vui được gặp anh”, hãy nêu tên cụ thể của người đó “Rất vui được gặp anh Minh”. Như vậy, bạn sẽ gây thiện cảm tốt hơn với người nói chuyện cùng, tạo sự thoải mái giữa hai bên.Những cuộc nói chuyện thành công là những cuộc nói chuyện mang lại cảm giác như một cuộc trao đổi thân tình chứ không phải như một cuộc thẩm vấn. Luôn lắng nghe, học hỏi chân thành, tôn trọng đối phương nhưng cũng phải cứng rắn khi cần thiết.

Tuy nhiên nhớ tuân theo tuổi tác, cấp bậc. Hễ người lớn tuổi hơn bạn, bạn phải gọi bằng anh, chị, chú bác, cô, dì… Nếu độ tuổi chênh lệch không ít, bạn có thể xưng tên. Trong công việc, nếu chức vụ thấp hơn có thể gọi cấp trên là anh/chị.Tuyệt đối không nói chuyện nhát gừng, trống không, dù là với đối tượng nào vì điều đó thể hiện sự thiếu lịch sự, thô lỗ của người nói.

Giao tiếp qua ánh mắt.Đôi mắt là cửa sổ tâm hồn,Khi nói chuyện, hãy nhìn thẳng vào người đối diện, tuy nhiên, không nên nhìn chằm chằm, hãy thể hiện sự chú ý của bạn đối với câu chuyện của người nói thông qua đôi mắt. Không đảo mắt lên xuống liên tục. Dù bạn nói chuyện với bất kỳ ai cũng không nên tập trung ánh mắt vào khiếm khuyết trên cơ thể họ, có thể bạn không cố ý nhưng đôi khi ánh mắt của bạn lại gợi lên những ý nghĩ tiêu cực đầu họ.Những người tinh ý muốn biết suy nghĩ, tinh thần của bạn như thế nào họ chỉ cần nhìn vào đôi mắt. Người hiền lành, trung thực, hay đang có gì dấu diếm đều không thế dấu nổi qua đôi mắt. Vì vậy, bạn hãy học cách thể hiện qua đôi mắt cũng như học cách đọc vị qua đôi mắt của đối phương để có cư xử đúng đắn, hợp lý.

3.Nên hỏi lại những điều chưa rõ,học cách tiếp thu.

Đây là cách bạn thể hiện sự tham gia và tập trung vào cuộc nói chuyện. Hơn nữa, nếu thắc mắc nhanh chóng hỏi lại những điều mình chưa rõ sẽ giúp bạn hiểu rõ vấn đề, tương tác với người nói chuyện một cách chính xác, hiệu quả hơn, thể hiện sự quan tâm với chủ đề, gây thiện cảm. Đối với người nói, họ cũng cảm thấy được tôn trọng, được lắng nghe.

Bất kì bạn là ai, ở đâu, hãy nhớ một tinh thần học hỏi cầu tiến luôn được trân trọng và ủng hộ, điều này cũng nhanh chóng gây ấn tượng đối với người khác.

4.Sử dụng phi ngôn ngữ hiệu quả.

Ngôn ngữ cử chỉ cũng quan trọng không kém lời nói. Theo Susan Constantine, một chuyên gia về ngôn ngữ cử chỉ, 90% giao tiếp của chúng ta là phi ngôn ngữ, chiếm 70% hiệu quả trong giao tiếp.
Sử dụng hành động không chỉ mang lại hiệu quả cao trong diễn đạt mà còn thay thế ngôn từ diễn tả một cách tế nhị , thấu đáo.Nó vượt qua rào cản ngôn ngữ,giúp bạn thoải mái tự tin hơn.

Tuy nhiên, tùy đặc điểm vùng miền, dân tộc, bạn nên tìm hiểu và sử dụng hợp lý, tránh gây hiểu nhầm không hay.

 -Lưu ý khi bắt tay : Bắt tay là phương thức quen thuộc trong giao tiếp, nhưng bắt tay như thế nào để thể hiện thái độ lịch sự và đúng mực thì không phải ai cũng làm tốt. Không nên bắt tay quá chặt hoặc quá hời hợt, thay vì bắt tay quá lâu thì bạn nên thể hiện sự tự nhiên với cảm giác tin tưởng và tôn trọng đối phương. Đừng quá căng thẳng với bàn tay đổ đầy mồ hôi, run rẩy một cách tệ hại.Bạn nên úp bàn tay xuống,  điều này sẽ tạo ấn tượng về phong thái của bạn đối với mọi người. Đây có vẻ là một chi tiết khá nhỏ, nhưng việc đặt  bàn tay úp xuống trên bàn, trên đùi hay quầy nước giúp tạo ấn tượng về sự đĩnh đạc và quyền lực.

-Sử dụng nụ cười: Khi bạn nở nụ cười nghĩa là bạn đang lan tỏa sự cởi mở, ấm áp và vui vẻ của mình. Trong khi nụ cười chân thật có có nếp nhăn ở các góc của mắt và thay đổi sự biểu hiện của cả khuôn mặt thì nụ cười giả chỉ liên quan đến miệng và môi. Thật dễ dàng để phân biệt điều này.

-Tư thế: Khi giao tiếp, đừng để người khác thấy bạn ở trong tư thế thõng vai hay quá gồng mình, điều đó thể hiện thái độ miễn cưỡng – không thoải mái nơi bạn. Tư thế tốt nhất khi đối diện với người khác là hơi rướn ngực, vai mở rộng. Hạn chế việc khua chân múa tay, cử động không ngừng trong lúc nói chuyện.

-Khoảng cách: Khoảng cách giữa hai người khi trò chuyện cho thấy bạn tôn trọng không gian riêng tư của họ như thế nào. Nếu mối quan hệ giữa những đối tượng giao tiếp không quá thân thiết, việc bạn đứng quá gần sẽ làm đối phương cảm thấy không dễ chịu, vì vậy  việc chú ý đến khoảng cách hợp lý khi nói chuyện sẽ tạo nên sự hài hòa và mang đến hiệu quả giao tiếp tốt hơn. 

5.Làm gì khi có xung đột nơi công sở? 

Mâu thuẫn xung đột trong công sở là điều khó tránh khỏi, tuy nhiên ta vẫn có thể giải quyết những xung đột đó bằng kỹ năng giao tiếp một cách khôn khéo và ôn hòa nếu có cách thức, thái độ cư xử phù hợp.Ở đây không có nghĩa là “một câu nhịn, chín câu lành”, mà im lặng để thay đổi trạng thái cảm xúc của hai bên và rút lui để tìm cơ hội tốt hơn cho cuộc tranh luận. Bất luận bạn đúng hay đối phương đúng, hoặc là cả hai đều chưa đúng, nếu như vấn đề bắt đầu có chiều hướng ngày càng mâu thuẫn và thái độ của hai phía có nguy cơ mất kiểm soát thì cách giao tiếp ở đây là bạn hãy chủ động dừng lại. Biết im lặng và rút lui đúng lúc là người khôn ngoan.